Direktupphandling av leverantörer för trotjänargåvor

Beskrivning

Bakgrund och syfte Vänersborgs kommun vill hedra anställda och förtroendevalda som tjänstgjort i 25 år genom en trotjänargåva. Gåvan ges i form av en värdecheck utfärdad av kommunen, som mottagaren kan nyttja i en av de godkända fysiska butikerna i närområdet för att välja en eller flera produkter. Val av gåva görs under en period under månaderna september till och med december årligen. Leverantör ska kunna erbjuda möjlighet till fysiskt besök för val av gåva inom rimligt avstånd från Vänersborgs kommuns centralort (cirka 30 km). Syftet är att trotjänaren utan större tidsåtgång ska kunna ta sig från sin arbetsplats till butikerna för att ta del av sortimentet och välja gåva. Hantering av värdecheck Vänersborgs kommun skickar inför varje försäljningsperiod information till samtliga godkända leverantörer om checkens utseende och giltighetsperiod. Varje värdecheck innehåller ett unikt checknummer, trotjänarens namn samt personnummer. Checken är personlig och får enbart nyttjas av den person vars namn och personnummer anges på checken. Checken kan endast användas vid ett tillfälle och hos en leverantör. När checken väl har lösts in mot produkter är den förbrukad och kan inte användas igen, varken hos samma eller annan leverantör. Leverantören är skyldig att begära giltig identitetshandling av den som lämnar in checken, och ska kontrollera att identiteten överensstämmer med uppgifterna på checken. Om identiteten inte kan styrkas ska checken inte accepteras. Leverantören noterar på checken vilka produkter som lämnas ut. Den ifyllda checken utgör underlag för fakturering till kommunen och ska bifogas fakturan. Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser ett ramavtal med en eller flera godkända leverantörer under perioden 2026-09-01 till 2028-08-31 (24 månader, ingen förlängningsoption). Beräknat antal mottagare är 104 personer under hela avtalsperioden. Checkens värde är år 2026, 5 912 kr exkl. moms (7 390 kr inkl. moms). Värdet kan justeras något år 2027. Det ger ett uppskattat totalt värde på upphandlingen om ca 615 000 kr exkl. moms. Upphandlingen är indelad i sex produktkategorier. En och samma leverantör kan lämna anbud på en eller flera kategorier, förutsatt att de uppfyller ställda krav för respektive kategori. Alla leverantörer som uppfyller samtliga ska-krav godkänns som avtalsleverantörer. Vänersborgs kommun garanterar inte att samtliga godkända leverantörer kommer att nyttjas under avtalsperioden. Det är trotjänaren själv som fritt väljer vilken av de godkända butikerna denne önskar besöka för att välja sin gåva. Kommunen lämnar därför inga garantier avseende försäljningsvolymer eller minsta avrop till enskild leverantör. Produktkategorier K1 – Heminredning: Produkter som möbler, dekorationsföremål, konst, textilier, belysning. Exempel: vas, skål, tavlor, skulpturer, ljusstakar, lampor, mattor, lakan, dukar, plädar, täcken, kuddar, gardiner. K2 – Kök och servering: Produkter för matlagning, bakning och servering. Exempel: grytor, stekpannor, knivar, skärbrädor, kryddkvarnar, glas, karaffs, bestick, porslin, bakformar. K3 – Småhushållsmaskiner och personvård: Elektriska produkter för hem och personvård. Exempel: kaffemaskin, matberedare, köksassistent, strykjärn, dammsugare, airfryer, hårstylingsverktyg, personvåg. K4 – Klockor och smycken: Klockor, smycken i ädelmetall samt kvalitetsbijouterier. K5 – Hemelektronik: Produkter för underhållning, kommunikation och informationshantering. Exempel: högtalare, TV, dator, surfplatta, mobil, kamera med tillbehör. K6 – Sport och friluftsliv: Träning, motion och aktiviteter i naturen. Exempel: fiskespö, ryggsäck, skor, skidor, kläder, cykel, tält, gasolkök, kikare, pulsklocka. Krav på leverantören Vänersborgs kommun genomför egen kontroll av registreringsbevis samt skattekontroll på samtliga leverantörer som lämnar anbud i upphandlingen. Leverantören behöver därför inte bifoga dessa handlingar till anbudet. Ska-krav – leverantören S1: Leverantören är registrerad för F-skatt. S2: Leverantören är fri från skulder avseende skatter och sociala avgifter. S3: Leverantören har en eller flera fysiska butiker belägna inom 30 km från Vänersborgs centralort. S4: Leverantören kan ta emot kommunens värdecheck och fakturera kommunen för faktiskt uttagna produkter. S5: Leverantören accepterar att värdecheck inte löses in mot kontanter eller presentkort. Eventuellt outnyttjat belopp på checken förfaller och återbetalas ej till gåvomottagaren i någon form. S6: Leverantören kan fakturera kommunen i enlighet med kommunens betalningsvillkor (30 dagar netto). S12: Leverantören accepterar kommunens värdecheck under hela den giltighetstid som anges på checken. Checken är giltig en perioden under månaderna september–december respektive avtalsår (2026 och 2027). Exakta datum för period kan variera från år till år och kommunen meddelar leverantör inför varje period. S13: Leverantören förbinder sig att kontrollera identitetshandling vid inlämning av värdecheck och enbart acceptera checken om innehavarens identitet överensstämmer med uppgifterna på checken. S14: Leverantören förbinder sig att notera uttagna produkter på checken och bifoga denna som underlag vid fakturering till kommunen. S15: Leverantören förbinder sig att endast acceptera checken vid ett tillfälle. En inlöst check får inte accepteras igen. S16: Leverantören förbinder sig att omgående meddela Vänersborgs kommun om förändringar som påverkar möjligheten att uppfylla ska-kraven, exempelvis flytt av butik utanför 30 km-gränsen, förändrat sortiment eller upphörande av verksamhet. Ska-krav – sortiment S7: Leverantörens sortiment inom vald/valda produktkategorier innehåller produkter så att trotjänaren kan välja en eller fler gåvor till ett värde i butik om 7 390 kr inkl. moms. S8: Valda produktkategorier ska finnas tillgängliga i butik under september - december år 2026 och 2027. S9: Produkter i butik ska vara tydligt prismärkta. S10: Produkter som är begagnade eller antika ska vara i gott och välvårdat skick. Begagnade eller antika produkter accepteras enbart inom kategorierna K1 och K2. Inom kategorierna K3, K4, K5 och K6 ska samtliga produkter vara nya och ej begagnade. S11: Leverantören ska ha minst 5 olika produkter totalt som har ett ordinarie butikspris om minst 1 000 kr inkl. moms, oavsett antal valda produktkategorier. Prissättning och fakturering Fakturering sker per faktiskt uttagna produkter till butikens ordinarie konsumentpris vid uttagstillfället. Inga administrativa avgifter, hanteringsavgifter eller serviceavgifter får debiteras utöver produktpriset. Fakturering sker mot kommunens fakturaadress med referens från kommunens värdecheck. Kommunen debiteras inte för oanvänt värde på checken. Trotjänaren har möjlighet att välja en produkt vars pris överstiger checkens värde. I sådana fall bekostar trotjänaren mellanskillnaden själv direkt i butik. Kommunen faktureras aldrig mer än checkens värde. Leverantören ges möjlighet att erbjuda rabatt till Vänersborgs kommun vid fakturering. Leverantören ska i så fall beskriva om rabatten gäller hela sortimentet, specifika kategorier eller enskilda produkter, samt ange om rabatten gäller på varor som vid köptillfället redan är nedsatta i pris eller enbart på varor till ordinarie butikspris. Vid fakturering ska följande information finnas med: checkens unika referensnummer, trotjänarens namn, specifikation av uttagna produkter med angivelse av pris per produkt exkl. moms, tillämplig momssats per produkt, momsbelopp per produkt, samt total fakturerad summa exkl. moms, totalt momsbelopp och total fakturerad summa inkl. moms. Bilagor som ska bifogas anbudet Butiksadress till den/de fysiska butiker som ingår i anbudet. En övergripande beskrivning av sortimentet per angiven kategori. Behöver inte innehålla exakta produkter utan en övergripande beskrivning (t.ex. produktlista, katalogsidor, webblänk). Öppettider som de fysiska butikerna som ingår i anbudet minst kommer att ha öppet, specifikt för perioden september–december respektive avtalsår (2026 och 2027). Produktlista med priser som visar 5 olika produkter totalt, oavsett antal valda produktkategorier, som har ett ordinarie butikspris om minst 1 000 kr inkl. moms. Anbudsutvärdering Kommunen skapar avtal med alla leverantörer som klarar ska-kraven i upphandlingen.